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中心举办助教“Excel基础应用—数据分析”讲座
发布时间: 2017-07-06  浏览次数:

2017621日上午,教师发展中心在教八301机房成功举办助教“Excel基础应用—数据分析”讲座,教育学部马昊天担任主讲人,来自21个院系的77名助教参与了本次活动。

本次讲座内容从“数据输入”、“数据清理”、“数据抽取”与“数据分析”四个部分展开。主讲人开场将“使用Excel”与“使用自行车”进行类比,指出,Excel作为数据处理工具,如果使用不当,很有可能成为办公中的累赘。

第一,数据输入。数据输入是Excel最常用的功能。在这一部分中,主讲人讲解并演示了数据输入的必备技巧。

技巧一为如何处理单元格中“以科学计数法的形式”出现的数据,如身份证号码与学号。数据输入时,有三种方式可将单元格中的数据设置为文本格式:(1)选中数据所在列,在开始选项卡下的“单元格格式”中下拉菜单中选择“文本”。(2)巧“分列”,将输入数据转换为文本型点击“数据”—分列”,弹出分列向导点击下一步下一步,跳转到第三”;选择文本单击完成;(3)设置单元格格式“开始”选项卡下单击“数字”右下角按钮,选择自定义“0”的模式即可

技巧二为利用数据验证控制录入信息的正确性。例如在性别列中进行数据验证:选中性别列, “数据选项卡下单击 “数据验证”按钮,验证条件“允许”下拉菜单中选择“序列”,来源”中输入“男,女”变量间用英文,”隔开)。

第二,数据清理。主讲人采用了“实战演练”的方式,为在场助教提供了相应的Excel素材,引导大家边学边练。数据清理时,可利用“筛选”功能处理单元格内数据的错误项,如身份证号码和手机号码。针对身份证号码的错误项,可以采取如下方式:单击“身份证号”列的“筛选”按钮下拉选择“文本筛选”---“结尾是”,输入“000”,即可找到出现错误的身份证号码。针对手机号码的错误项,修正方式如下:选中电话号码列,数据”选项卡下单击“数据验证”按钮选择设置”—“整数”—介于“10000000000”“20000000000”,设置后单击“圈无效值即可找出错误另外,主讲人还提到了规范单元格日期的方法:数据选项卡下点击“分列”,在“列数据格式”中选择“日期” 

第三,数据抽取。主讲人对数据的合并、拆分及连接进行了详细的演示操作。“数据合并”时要注意:粘贴对应单元格时,勾选“选择性粘贴”中的“跳过空单元”。“数据拆分”时,需先插入新列,再选中要被拆分的列,单击“数据”选项卡下的“分列”按钮,选择“固定宽度”后在指定位置打好标记即可。“数据连接”是指将两个工作表中的内容进行连接,其中主要运用到VLOOKUP函数。该函数的语法规则为=VLOOKUP(查找目标,查找范围,返回值的列数,精确或模糊查找)

第四,数据分析。主讲人主要介绍了两个数据分析技巧:成绩求和公式和数据透视表。1.如何2:3:2:3的权重求和平时成绩:(1)在数据表最上方插入辅助行,在L1O1分别输入0.2,0.3,0.2,0.3;(2)P2单元格输入“平时成绩”,在P3单元格输入“SUMPRODUCT($M$1$P$1,1[@[成绩1]:[成绩4]]”。提交成绩时,需对公式“复制”,“选择性粘贴”为数值,并删除辅助行。2.如何利用数据透视表快速进行数据分类汇总(以院系人数和性别统计为例):(1)将光标定位在学生成绩表中的任意单元格,“插入”选下卡下单击“数据透视表”;(2)“院系”(或“性别”)拖至右侧的“行标签”处,并将“姓名”拖至“值标签”处,随即表格中会出现汇总后的数据。需要注意的是,如拖至“值标签”处的数据是文本格式,则默认为计数;如是数字格式,则默认为求和。可选择“值标签”中的下拉箭头,更改统计方式。

讲座过程中,主讲人细致讲了Excel的每一个操作步骤,助教李鸽同学全程辅助参与活动的同学掌握Excel操作方法。活动结束后,大家纷纷表示收获颇丰,学会了Excel的实用技巧,对自身工作能力的提高有很大帮助。


 
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