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中心举办“高效利用Excel——小表格有大智慧”讲座
发布时间: 2017-05-18  浏览次数:

2017511日下午,教师发展中心在教九303机房成功举办“教师办公软件应用培训”之“高效利用Excel·小表格有大智慧”讲座,主讲人为教育学部教育技术学院解博超。来自38个院系和单位的49位教师参加了此次活动。

本次讲座从四个方面展开——做表填表没烦恼;格式调整有诀窍;数据清理不发愁;数据分析有妙招。主要关注日常使用Excel过程中未曾留意的使用规范和技巧,不仅包括表格的设计和调整,还包括高效率处理数据的方法,以帮助教师更好地掌握Excel实用技能,提高办公效率。

做表填表没烦恼:解博超围绕“如何恰当地使用Excel?”这个问题,一边进行操作演示一边讲解EXCEL表格的基本规范;结构单一、格式一致、内容一致的表格更便于进行数据处理与统计分析,在处理结构复杂的表格时,需要通过添加示例或者对所填单元格做好相应的条件约束,从而使表格的内容和格式保持一致。例如针对身份证号的输入进行格式设置,可以在“开始”选项卡-“单元格格式”下拉菜单中选择“文本”(也可以在输入身份证号之前先输入英文状态下的单引号),从而保证身份证号输入的准确性和有效性。同时还可以对数据内容的一致性进行验证,在“数据”选项卡下单击“数据验证”按钮,对“验证条件”中所需的“允许”和“来源”进行设置,从而检查录入信息的正确性。

格式调整有诀窍:利用“Ctrl+Shift+↓或→方向键可以快速选中行或列,利用“Ctrl+A”可以快速选中数据区域和整张工作表;利用“Ctrl+Shift+=”“Ctrl+-”“Shift+边框线拖动能够快速进行行/列的插入、删除和挪动;“双击两行/列标题中间的缝隙”可以使行高列宽进行自适应;在打印设置中,要注意打开“页面布局-打印标题-顶端标题行进行表头设置,使表头在每一页都出现;打开文件菜单,在打印预览中将无缩放改为将所有列调整为一页,能够实现在一页打印所有列。

数据清理不发愁:针对表格中的重复项,可以通过标记(Countif函数)、删除(“数据”选项卡-“删除重复项)等操作加以处理;针对空白项,可以通过打标记的方式(使用Ctrl+G调出“定位”对话框,在定位条件中选择空值),快速将大量不连续的空白部分填充为0;针对有误项,可以通过“开始”选项卡中的“查找”和“替换”功能来规范数据、删除空格;利用筛选”-“文本筛选能够筛选出可能有问题的身份证号;利用数据”-“分列设置,能够让日期正确显示为形如2016/12/07的格式;可以通过在标题行选择“排序和筛选”工具对数据进行“筛选”;还可以通过“快速填充”的方法实现数据的拆分,有助于进一步的数据分析。

数据分析有妙招:这一部分重点讲解了条件格式的设置和应用以及对数据进行汇总和计算的快速统计方法。面对不同的数据,可以借助“图标集”中的不同图标加以区分,或者在表格的“其他规则”中进行高级设置;“格式刷”可以帮助我们将条件格式复制到另一个工作区域,但此时“填充柄”无法实现该目的。双击单元格右下角的小加号,能够快速填充整列为同样的公式进行计算。

在讲座过程中,不时有教师提出操作方面的问题,解博超耐心解答并一一进行操作示范;助教马昊天同学积极响应参会教师的提问,进行详细的解答与操作演示。教师们不仅学习到EXCEL的相关理论知识,同时在实操中加强了理解、快速掌握了应用技巧。讲座结束后,教师们继续与解博超讨论交流,并期望教师发展中心能够举办更多层次的办公软件讲座。教师发展中心会关注各位教师的需求,开展Office软件的相关培训,希望广大老师持续关注并积极参与。

 


 
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